業務の流れ
基本的な業務の流れをご紹介します。
もちろん下記の例だけでなく状況によってフレキシブルに対応して参ります。
① 訪問（各施設・地域の視察）
施設や地域の特性を活かした適切なサポートを提供するために、まずは当団体による該当施設や地域等の視察をさせていただき、地域ごとの状況や施設の現場運営の実態を直接確認しつつ現地での課題やニーズを把握します。
具体的には、各施設を訪問し現地スタッフの方や管理者様と直接お合いして面談を行い、日々の運営状況や直面している課題をヒアリングします。また、各県の防災マップや、施設の設備状況、さらに利用者の動線、管理体制が計画通りに運営されているかなどを実際に目で見て確認します。
視察中にはメモや写真撮影などで詳細を記録し、問題点や改善すべき箇所をリスト化します。これに基づき、現地スタッフの方々と意見交換しながら具体的な解決策を協議します。
② BCP確認
まず現状の事業継続計画（BCP）がどのようなリスクに対応できるかを点検し、不備や不足がないかを確認します。
具体的には、計画に含まれる各種対応手順が現在の事業内容や業務環境に適しているかを確認し、必要に応じて最新の情報やリソースに基づいた修正を行います。また、発災時の初動対応や各部署への連絡手段などの再確認も重要です。
そして計画の見直しでは、関連部署と協力し、新たに発生しうるリスクや現状の変更に対応するための更新作業を行います。さらに、職員全員がBCPの内容を理解し、適切に行動できるように、定期的な訓練やシミュレーションを実施し、BCPが実効性のあるものかを検証することも含まれます。
③ 講習会の実施
講習会は、参加される方々が災害時に必要な知識や技術を効率的に学べるよう、その目的や内容を明確にし、参加者に応じたカリキュラムを作成します。
次に、会場やオンラインシステムを準備し、必要な資料や機材を用意します。当日までに参加者へ講習会の詳細や持ち物、事前課題などを案内し、準備状況を確認します。
講習会当日は、参加者の到着確認やスムーズな開始のための受付を行い、講師による講義や実技指導、質疑応答などを進行します。また、進行役がサポートし、参加者が質問しやすい環境を整えます。講習会終了後は、アンケートを通じて参加者の理解度や満足度を確認し、改善点を把握し、今後の講習会に反映させることで質の向上を図ります。
④ 訓練の実施
「訓練」は、特定のスキルや対応力を向上させるために、計画的に行われる実践的な活動です。
まず、訓練の目的やシナリオを決定し、対象となる参加者の役割や内容に応じて訓練プログラムを作成します。訓練の事前準備として、必要な資料や機材、訓練用のシステム設定などを整え、訓練内容を参加者に事前に周知します。
当日は、進行役が訓練の概要や手順に沿って訓練を進め、各ブースの指導者が必要に応じてその場でフィードバックを行い、参加者が訓練を把握し、行動しやすくします。
訓練終了後には、参加者の振り返りを促し、良かった点や改善すべき点を共有します。最後に訓練の効果をまとめ、今後の訓練計画の改善に役立てる報告書を作成します。
⑤ ふり返り
「訓練のふり返り」は、訓練で得られた成果や課題を明確にし、次回の訓練に役立てるための重要なステップです。
まず、訓練終了後、参加者全員に集まってもらい、訓練内容を時系列で振り返ります。この際、訓練中に行った対応や判断について各自が意見を出し合い、うまくいった点や改善が必要な部分を共有します。
また、客観的な視点を得るため、ビデオ記録やメモを基に具体的な場面を確認し、どの対応が適切で、どこに改善の余地があったかを分析します。
その後、振り返りを通じて明らかになった改善点や課題をリストアップし、次回の訓練プログラムや業務の指針として活用できるように報告書を作成します。
最後に、参加者からの個別の意見や提案もまとめ、今後の訓練計画に反映させるための具体的なアクションプランを策定します。